Angst vor der Abrechnung? Diese Nebenkosten musst du wirklich zahlen

Wenn die ersten Blätter von den Bäumen rieseln und die Wetternachrichten den letzten schönen Sommertag vorhersagen, überfällt Millionen Menschen in Deutschland eine subtile Angst. Es ist die Furcht vor der großen Abrechnung. Denn irgendwann zwischen Oktober und Dezember wird wieder jener Umschlag im Briefkasten liegen, der einem verrät, ob sich die Bemühungen eines ganzen Jahres gelohnt haben: die Betriebskostenabrechnung. Dieses Mal hat man sich doch wirklich angestrengt, mag es einem noch durch den Kopf schießen, während man den Schlüssel im Briefkastenschloss umdreht. Hat man nicht viel kürzer geduscht und die Heizung erst im Dezember angeworfen? Mag sein. Doch manchmal kann man so viel frieren, wie man will, am Ende flattert einem doch die Nachzahlung ins Haus. Unter anderem, weil neben Heiz- und Warmwasserkosten noch etliche andere Posten zu den Nebenkosten zählen und vom Vermieter umgelegt werden dürfen. 

Doch das System hat seine Grenzen. Längst nicht jede Forderung des Vermieters ist rechtens und es kommt immer wieder vor, dass Mietern Kosten auferlegt werden, die eigentlich der Vermieter zu tragen hätte. In etwa 90% der Fälle rechnen dem Portal Mineko zufolge Eigentümer zu viel Nebenkosten ab. Doch selbst wenn alles korrekt ist, gibt es ein Trostpflaster: Wer viel zahlt, kann sich im Nachgang auch etwas mehr vom Finanzamt zurückholen.

Hohe Nachzahlungen auch 2024 möglich

Nachzahlungen von ein paar Hundert Euro waren nach dem Gaspreis-Schock von 2022 keine Seltenheit. Medien berichteten damals am laufenden Band über Extremfälle, in denen Haushalte 5.000€ und mehr nachzahlen sollten. Seither hat sich die Lage weitgehend entspannt, die Energiepreise sind in den vergangenen Monaten zum Teil stark gefallen. Doch glaubt man einigen Prognosen, könnte auch 2024 ein Jahr der Nachzahlungen werden. Damit rechnet etwa der Energiedienstleister Techem und verweist in einer Meldung von Ende Januar auf abermals gestiegene Heizkosten. Hoffnung macht dagegen ein Blick auf die jüngsten Preisentwicklungen: Im Februar kosteten Brennstoffe wie Öl und Gas nach Informationen des Statistischen Bundesamts immerhin 2,4% weniger als im Vorjahresmonat. Und das, obwohl der Staat zu Anfang des Jahres seine Energiepreis-Bremsen auslaufen ließ.

Doch würden billiges Gas und Öl längst noch nicht jeden Haushalt vor Nachzahlungen schützen. Schließlich können Vermieter neben Heiz- und Warmwasserkosten noch eine ganze Reihe weiterer Ausgaben umlegen – und auf deren Höhe haben Mieter (fast) keinen Einfluss.

6,5 Mrd. Euro zu viel gezahlte Nebenkosten

Schon die Abrechnung als solche ist für die meisten Mieterinnen und Mieter ein Buch mit sieben Siegeln. Heiz- und Warmwasserkosten lassen sich vielleicht gerade noch nachvollziehen. Doch die wenigsten werden auf Anhieb beurteilen können, ob man dem Vermieter nun wirklich 134,60€ für die Reinigung der Dachrinnen schuldet oder ob dieser tatsächlich 56,90€ für die Prüfung der Klingelanlagen berechnen darf. Das Unwissen hat seinen Preis, denn nicht selten landen auf der Abrechnung Posten, die dort eigentlich nicht hingehören – oder fehlerhaft auf die Mietparteien verteilt wurden.

In sagenhaften neun von zehn Fällen seien die Forderungen überhöht, meint das Berliner Unternehmen Mineko, das die Prüfung von Nebenkostenabrechnungen zu seinem Kerngeschäft gemacht hat. Nachdem man über 100.000 Mietnebenkostenabrechnungen im Detail geprüft habe, schreibt das Portal auf seiner Website, sei man bei ganzen 90% auf eine durchschnittliche Überhöhung von 317€ gestoßen. Hochgerechnet auf die knapp 22,7 Mio. Mietwohnungen in Deutschland ergibt das 6,5 Mrd. Euro zu viel gezahlte Nebenkosten pro Jahr. „Schier unglaubliche Zahlen“, meint Mineko und rät: „Mieter sollten bei den Nebenkosten besonders achtsam sein.“

Mieter müssen nur die Betriebskosten zahlen

Längst nicht alle Nebenkosten, die bei der Pflege und dem Erhalt einer Immobilie anfallen, dürfen von Vermietern auf die Mieter abgewälzt werden. Genauer gesagt: Eigentümer dürfen lediglich einen Teil der Nebenkosten umlegen, und zwar die Betriebskosten. Zwar liest und hört man in der Regel von einer „Nebenkostenabrechnung“, wenn es um Heizkosten, Warmwasser und Co. geht. Doch streng genommen müsste von „Betriebskosten“ die Rede sein.

Betriebskosten sind (meist) laufende Kosten

Bei Betriebskosten handelt es sich typischerweise um wiederkehrende Ausgaben, die – wie der Name schon sagt – zum Betrieb der Immobilie dienen. Dazu zählen etwa Kosten für Warmwasser und Heizung, die Treppenhausreinigung oder die Gartenpflege im Innenhof. Muss dagegen einmalig das Dach repariert oder das Treppenhaus neu gestrichen werden, dürfen Mieter daran nicht beteiligt werden. Ebenso wenig an den Kosten für einen defekten Aufzug, eine kaputte Heizungsanlage oder Ausgaben für die Verwaltung.

Um Nebenkosten handelt es sich bei solchen Ausgaben zwar schon, nur eben nicht um Betriebskosten. Anders gesagt: Alle Betriebskosten zählen zu den Nebenkosten, doch nicht alle Nebenkosten sind zugleich Betriebskosten. Welche Posten der Gesetzgeber in welche Kategorie zählt, ist nicht immer nachvollziehbar – und wird oftmals erst klar beantwortet, wenn ein Streitfall vor Gericht landet. So entschied etwa Ende 2021 der Bundesgerichtshof, dass auch die Kosten für eine einmalige Baumfällung als Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Die Begründung: Das Fällen diene der „Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen“. 2022 dagegen entschieden die Karlsruher Richter, dass die Mietkosten von Rauchwarnmeldern nicht umlagefähig sind – obwohl es sich dabei um eine regelmäßige Ausgabe handelt.

Welche Betriebskosten dürfen umgelegt werden?

Grundsätzlich dürfen Eigentümer nur solche Betriebskosten weitergeben, die der Gesetzgeber in der sogenannten Betriebskostenverordnung aufgelistet hat. Dazu zählen nach § 2 der Betriebskostenverordnung: 

Besonders letzter Punkt, die „sonstigen Betriebskosten“ bergen Streitpotenzial. So sitzen sich Mieter und Vermieter immer wieder im Gerichtssaal gegenüber, weil Vermieter ihre Mieter an bestimmten Rechnungen beteiligen wollen, mit der Begründung, diese fielen unter die „sonstigen“ Betriebskosten. Oder weil Mieter sich weigern, die Betriebskosten zu bezahlen, obwohl die Forderungen rechtens sind. Stand jetzt existieren nach mehreren Gerichtsurteilen zumindest in einigen Fällen klare Regelungen, welche „sonstigen“ Kosten weitergereicht werden dürfen – und welche nicht.

Als „sonstige Betriebskosten“ gelten:

Nicht umlegbar als„sonstige Betriebskosten“ sind:

In jedem Fall gilt für alle Betriebskosten: Um sie umlegen zu können, müssen sie ausdrücklich im Mietvertrag benannt werden. Entweder in Form konkreter Klauseln, mindestens aber durch einen Verweis auf die gesetzliche Betriebskostenverordnung. In Sachen „sonstige Betriebskosten“ gelten noch mal strengere Regeln. Sie müssen explizit und konkret im Mietvertrag aufgeführt werden, ein Verweis auf Paragrafen genügt nicht. Andernfalls hat der Vermieter die Kosten selbst zu tragen.

Alles korrekt? Die Abrechnung checken

Doch selbst wenn Kosten richtig zugeordnet und korrekt benannt werden, können sich Fehler in die Abrechnung einschleichen, die Mieterinnen und Mieter unter Umständen teuer zu stehen kommen. Es empfiehlt sich daher, die Abrechnung jedes Jahr auf Unstimmigkeiten zu prüfen. Die Energieberatung der Verbraucherzentralen hat auf ihrer Website aufgelistet, was in einer korrekten Nebenkostenabrechnung enthalten sein muss – und wann sie anfechtbar ist.

Abrechnungszeitraum & Vorauszahlungen

Eine Betriebskostenabrechnung muss klar aufführen, für welchen Zeitraum sie gilt und welche Vorauszahlungen die Mieterinnen und Mieter bereits geleistet haben. Aus der Differenz ergibt sich die Nachzahlung beziehungsweise die Rückzahlung.

Verteilerschlüssel

Wer in einem Mehrparteienhaus wohnt, sollte sich den sogenannten Verteilerschlüssel genauer ansehen, rät die Verbraucherzentrale. Er dient dazu, die Gesamtkosten eines Mehrfamilienhauses gerecht auf die einzelnen Wohnungen zu verteilen. Wie ein Eigentümer das anstellt, ist ihm prinzipiell freigestellt, der Gesetzgeber gibt drei mögliche Verfahren vor: Der Verteilschlüssel kann sich nach der Anzahl an Quadratmetern richten, nach der Personenzahl oder nach dem prozentualen Anteil der einzelnen Wohnung am gesamten Haus. Sollte die Berechnung nicht nachvollziehbar sein, kann es sinnvoll sein, von der Vermieterschaft eine Erklärung einzuholen – um sicherzustellen, dass der eigene Anteil korrekt berechnet wurde.

Außerdem gilt auch hier: Wie verteilt wird, muss im Mietvertrag klar geregelt sein. „Ohne Regelung werden die Kosten nach Wohnfläche umgelegt, nur die Heizkosten werden nach Verbrauch berechnet“, ergänzt der Energieversorger EnBW auf seiner Website. Möchte der Vermieter den Verteilerschlüssel ändern, darf er das nur zu Beginn einer neuen Abrechnungsperiode tun und muss die Mieterschaft außerdem darüber informieren.

Übrigens: Stehen einige Einheiten im Haus leer, darf der Vermieter die Nebenkosten für die leerstehenden Wohnungen nicht auf die Mieter übertragen. Sie sind vollständig vom Eigentümer zu tragen.

Abrechnung muss 12 Monate später da sein

Grundsätzlich bleibt Vermietern nach Ablauf des Abrechnungszeitraums ein Jahr Zeit, den Mieterinnen und Mietern die Betriebskosten zu berechnen. So muss beispielsweise die Abrechnung für das Jahr 2023 bis spätestens 31.12.2024 bei den Mietern eingegangen sein. Kommt sie zu spät, können sich Mieter unter Umständen von den Kosten befreien lassen.

Nachzahlungen können verjähren

Nicht zu lange warten sollten Vermieter auch mit dem Einfordern von Nachzahlungen. Liegt das Ende des Abrechnungszeitraums, um den es geht, mehr als drei Jahre zurück, dürfen die Ansprüche nicht mehr geltend gemacht werden.

Widerspruch bis zu 12 Monate möglich

An Fristen halten müssen sich auch Mieter, die Einspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen möchten. Nach Erhalt der Abrechnung bleiben zwölf Monate, um zu widersprechen, anschließend erlischt das Recht. „Damit Sie den Widerspruch nachweisen können, sollten Sie ihn entweder per Fax mit einem Sendebericht oder mittels Einwurfeinschreiben versenden“, empfiehlt die Verbraucherzentrale.

Betriebskosten von der Steuer absetzen

Es gibt so einige Möglichkeiten, die eigenen Betriebskosten zu senken: Öfter mal kalt duschen, Stoßlüften oder die Heizung erst bei unter 10 Grad hochschrauben. Doch es geht auch über die Steuererklärung. Denn auch wer mietet, darf die anfallenden Nebenkosten zum Teil absetzen und sich eine hübsche Summe vom Fiskus zurückerstatten lassen. Absetzbar sind grundsätzlich 20% einiger Betriebskosten, doch dazu gleich mehr.

Ausgaben müssen klar aufgeschlüsselt sein

Wichtig ist, dass die einzelnen auf die Wohneinheiten entfallenden Posten in der Abrechnung sauber aufgeschlüsselt werden. Nur wenn das gegeben ist, wird das Finanzamt die absetzbaren Kosten auch anerkennen. Denn während beispielsweise Arbeits- und Fahrtkosten zum Teil steuerlich geltend gemacht werden dürfen, gilt das nicht für die Materialkosten. Heißt: Wer die Kosten für die Dachrinnenreinigung absetzen will, darf lediglich die Lohn- und Anfahrtskosten der Arbeitskräfte absetzen.

Weil die meisten Vermieter Materialkosten und Arbeitslohn jedoch nur selten getrennt verzeichnen, rät die Steuerplattform Taxfix dazu, sich eine gesonderte Aufstellung zukommen zu lassen: „Bitte deine*n Vermieter*in, dir eine gesonderte Aufstellung zu den entstandenen Kosten anfertigen zu lassen, damit du diese korrekt in deiner Steuererklärung angeben kannst“, schreibt das Unternehmen auf seiner Website.

Dachrinne erlaubt, Müll nicht

Absetzbar sind grundsätzlich solche Betriebskosten, welche das Finanzamt als haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerksleistungen einstuft. Dazu zählen etwa die (Arbeits- und Fahrt)kosten für die Gartenpflege oder Reinigung des Treppenhauses, für die Wartung von Aufzügen, der Heizung oder Wasserversorgung sowie Hauswarttätigkeiten. Auch Ausgaben für den Schornsteinfeger sowie für Dach- und Fassadenreinigung können abgesetzt werden. Heiz- und Warmwasserkosten sowie Müllgebühren und die Grundsteuer dürfen Mieter dagegen nicht geltend machen.

Nebenkosten mindern Steuerbetrag direkt

Anders als etwa Werbungskosten, die das zu versteuernde Einkommen reduzieren, mindern haushaltsnahe Aufwendungen und Handwerkerkosten direkt den Steuerbetrag. Abgezogen werden dürfen maximal 20%. Weist deine Abrechnung also zum Beispiel 200€ Arbeitskosten für die Reinigung der Flure aus, kannst du dir von diesen 200€ insgesamt 20% zurückerstatten lassen, deine Steuer also um 40€ mindern. Ziehst du haushaltsnahe Dienstleistungen von der Steuer ab, also etwa Kosten für Gartenarbeiten im Hinterhof oder die Fensterreinigung, kannst du dir nach § 35a des Einkommensteuergesetzes maximal 4.000€ zurückholen. Bei Handwerkerleistungen sind pro Jahr höchstens 1.200€ Steuerminderung erlaubt.